Hier spricht mir jemand aus der Seele. Oft ist gar nicht mal das Mailaufkommen das Problem bei der Bewältigung, sondern vor allem die Länge persönlicher E-Mails. Wir alle haben wenig Zeit. Was aber machen wir mit E-Mails, die an uns persönlich gerichtet sind und wahlweise eine Fülle von Informationen enthalten, die beim Querlesen einfach nicht zu erfassen sind und einem Essay zur Ehre reichen oder die eine Liste von Fragen enthalten, die einem das Gefühl geben, einer der meist gefragtesten Menschen dieser Erde zu sein? Vermutlich spielen wir auf Zeit und warten auf den Reminder in der Hoffnung, dass wenigstens dieser auf den Punkt kommt.
Die meisten von uns haben wenig Zeit. Daher sind wir alle auf schnelle Reaktionen und gezielte Information angewiesen. Überlange E-Mails, die über das Vorschaufenster des E-Mail Browsers hinausreichen sind kontraproduktiv – und schlicht nicht notwendig, wie Leo Babauta in seinem Beitrag ausführt. Er empfiehlt, nicht mehr als fünf Sätze in persönlichen E-Mails zu verwenden, sich dabei auf das Wesentliche zu konzentrieren und weiterführende Infos ins Web zu verlinken. Für den Fall, dass sie hier noch nicht zu finden sind, empfiehlt er einen eigenen Blogbeitrag. Das führt uns zum Thema Medien- und Kommunikationskompetenz.
Die E-Mail ist nicht das einzige Kommunikationsmittel. Also: Wie wäre es, wenn einfach mal zum Telefonhörer gegriffen wird, sobald sich Fragen häufen? Geht es um Geschwindigkeit empfehle ich Twitter (Direct Messages), Skype oder die SMS – diese Wege nutze ich inzwischen als eine Art Metaebene der Kommunikation.
In jedem Fall empfehle ich die sorgfältige Lektüre des Blogposts „Your Emails are too long“, weil er die psychologischen Aspekte und die Interpretation des Adressaten adäquat wiedergibt. Und dann hoffe ich, dass ich künftig nur noch knackige E-Mails erhalte und verspreche, diese auch entsprechend schnell zu beantworten.
Hier ein Auszug mit den wichtigsten „Take-Aways“:
Your Emails are Too Long
‘If you can’t write your idea on the back of my calling card, you don’t have a clear idea.’ ~David Belasco
Post written by Leo Babauta.
One of the worst problems I’ve seen when people send me emails is amazingly common: they’re way too long.
Here’s a rule: a long email is never necessary. Never.
Why Long Emails Suck
A few brief reasons:
- It takes too long to read. I don’t have a lot of time to read, and by sending me an essay you are saying your email is more important than the other things I have to read.
- It doesn’t respect my time. When you send me an email, you’re making a request on my time (to read, process, respond). If you send a long email, you haven’t edited. You haven’t decided what’s most important. You are saying, in effect, that I have to do that instead. You’re sending a message that your time is more important than mine.
- You don’t get to the point. What’s the main point you’re trying to make? What’s your main question? Spit it out, or it will get buried.
- You ask too many questions. I won’t be able to answer all of them without half an hour of my valuable day. So don’t ask so many — just ask one or two.
- I won’t respond. If you’re looking for me to read the email right away, or worse yet, do something for you, good luck with that. I’m not a diva, but I also have things to do and can’t get to every long email. And there are many of them, not just yours.
Rules for Short, Effective Emails
Ignore these rules at your peril:
- Keep it to 5 sentences. No more. I stole this from five.sentenc.es of course, but I’ve used it for years and it works. I usually try to do fewer than 5.
- Figure out your main point. If you think you need more than 5 sentences, you haven’t figured out the key thing you want to say. Take a second to figure it out, and stick to just that.
- Ask one thing. Don’t ask 10 questions, just ask one. Or two at the most. You’re much more likely to get an answer quickly.
- Edit. If you stretched it to 8 sentences, cut out 3.
- Link. If you need to refer to info, include a link to it on the web.
- Post it. If the info you need to share isn’t on the web, put it there. Create a long answer or long background document (then edit it to the essential info) and post it online. Use your blog, or one of the many free tools for posting info. Create an FAQ if it’s useful. Link to it in your email.
This post, by the way, is an example of the last rule.
